Размер шрифта
Цвета сайта
Изображения

Настройки

Филиал ГКУ Юго-западный межрайонный ЦЗН по Давлекановскому району

Филиал ГКУ Юго-западный межрайонный центр занятости населения по Давлекановскому району

рекомендации при переводе на дистанционную форму работы

Рекомендации

для организаций всех форм собственности об использовании в отношении работников дистанционного режима работы на период введения режима «Повышенная готовность» в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19)

 

В связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19), сучетом необходимости соблюдения противоэпидемиологических требований органов государственной власти по предупреждению распространения эпидемии работодателям рекомендовано осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности, то есть, если у работника есть необходимые ресурсы для того, чтобы выполнять свою работу из дома или организация может его такими ресурсами обеспечить.

При этом в силу особенностей состояния здоровья преимущественно на дистанционный формат осуществления трудовой деятельности могут быть переведены беременные и многодетные женщины, женщины, имеющие малолетних детей, лица предпенсионного и пенсионного возраста, инвалиды, а также лица, которые следуют к месту работы несколькими видами общественного транспорта.

Статья 312.1Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) определяет следующие основные признаки дистанционной работы:

работники работают вне места нахождения работодателя и вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя;

для выполнения своих обязанностей и взаимодействия с работодателем работники используют Интернет.

При переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со статьей 57 ТК РФ является обязательным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе места работы, допускается по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (статья 72 ТК РФ).

Введение профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции, когда нет общего режима чрезвычайной ситуации, не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны по обоюдному согласию внести изменения в заключенный между ними трудовой договор.

Очень важно. Рекомендуем работодателю применять вариант, когда работник сам желает (согласен) перейти на дистанционную работу - побеседовать, разъяснить необходимость с пониманием отнестись к вводимым с целью предотвращения распространения коронавирусной инфекции мерам. В таком случае изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работники не согласны с переходом на удаленный режим работы, то при наличии соответствующих оснований возможно применение процедуры, предусмотренной статьей 74 ТК РФ.

Для того чтобы внесение изменений в трудовой договор без согласия работника было правомерным, необходимо:
фактическое изменение организационных или технологических условий труда;

соблюдение процедуры внесения изменений в трудовой договор, в том числе заблаговременное (за 2 месяца) уведомление о предстоящем переводе.

Для одних работодателей такое ожидание может быть совершенно неприемлемо, как недопустимо и нарушение порядка такого перевода, предусмотренного статьей 74 ТК РФ, - если сейчас, не выжидая 2 месяца, работодатель принудительно переведет работника на дистанционную работу.

Для других работодателей, которые пока не перевели своих сотрудников на дистанционную работу, но рассматривают такую возможность в будущем (при неблагоприятном развитии эпидемиологической ситуации) и, соответственно, имеют в запасе некоторое время, вариант перевода работников на дистанционный режим по правилам статьи 74 ТК РФ может оказаться подходящим.

Порядок изменения условий трудового договора в этом случае таков:

работодателю следует убедиться в наличии изменений организационных или технологических условий труда, при которых прежние условия трудового договора не могут быть сохранены, и зафиксировать их документально, издав приказ о вводимых изменениях с указанием причин (часть 1 статьи 74 ТК РФ, пункт 21 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2            «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»);

работодатель должен уведомить работника об изменениях условий трудового договора и их причинах в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения, например, вручив письменное уведомление с указанием причин, по которым меняются условия трудовых договоров работников (часть 2 статьи 74 ТК РФ);

в отношении работников, которые согласны работать в новом порядке (получено их согласие), подписать дополнительные соглашения к трудовому договору и издать соответствующие приказы (статья 72 ТК РФ);

если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (часть 3 статьи 74 ТК РФ);

при отсутствии подходящих вакансий или отказе работника от предложенной работы работодатель увольняет работника по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ, работник при этом получает выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (статья 178 ТК РФ).

 

Последовательность действий для оформления перевода на дистанционную работу из-за коронавируса по соглашению сторон.

Составьте письменное предложение работнику перейти на дистанционную работу в связи с пандемией и получите от него согласие на переход. ТК РФ не запрещает самому работодателю обратиться к работнику с предложением о переводе на дистанционную работу.

Если инициатива о переходе на удаленный режим работы исходит от сотрудника, получите от него заявление с просьбой перевести его на дистанционный труд.

Получив заявление, заключите дополнительное соглашение о дистанционной работе, предусмотрев все обязательные условия такой работы.

Для того чтобы перевести сотрудников на дистанционный режим работы также необходимо издатьприказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников под роспись.

Такой приказ может быть издан:

как до подписания дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками (на основании полученных работодателем заявлений работников с просьбой о переводе), например

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести на дистанционную работу ___________________________ (должность, Ф.И.О.).

2. Руководителю отдела кадров _______________________ (Ф.И.О.) в порядке, установленном действующим трудовым законодательством (статья 72 Трудового кодекса РФ), заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником о признании работы дистанционной.

Основание:

Заявление __________________________ о переводе на дистанционную работу.

так и после заключения дополнительных соглашений, например

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести на дистанционную работу следующих работников:

- __________________________;

- __________________________.

Основание:

Дополнительное соглашение N __ к трудовому договору от __ ________года N ___;

Дополнительное соглашение N __ к трудовому договору от __ ________года N ___.

Обеспечьте удаленного сотрудника всеми средствами, которые необходимы ему для выполнения трудовых функций (удаленный доступ к рабочему месту, оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации). Это не обязанность, а право работодателя.

 

Порядок организации и обеспечения дистанционного труда.

В силу части 1 статьи 312.4 ТК РФрежим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.Сотрудник будет обязан его соблюдать.

 

Варианты прописания режима труда и отдыха дистанционнного работника:

«Работнику устанавливается: нормальная продолжительность рабочего времени - 40 часов в неделю; пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье); продолжительность ежедневной работы - 8 часовработы - с 8.00 до 17.00 часов с перерывом для отдыха и питания с 12.00 до 13.00 часов»;

«Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя (40 часов) с двумя выходными днями в субботу и в воскресенье»;

«Работник самостоятельно устанавливает и регулирует режим своего труда и отдыха в рабочие дни в рамках 40-часовой рабочей недели»;

«Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Продолжительность ежедневной работы - 8 часов. Начало и окончание работы - по усмотрению Работника; перерыв для отдыха и питания - 1 час (в период по усмотрению Работника)».

Если работодателю важно лишь периодически пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре можно прописать только те рабочие часы, в которые работник должен работать обязательно, а иное рабочее время он вправе определять по своему усмотрению.

От того, как в трудовом договоре указан режим работы, зависит способ учета рабочего времени в табеле.

ТК РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени по всем своим штатным сотрудникам, дистанционные работники - не исключение (часть 4 статьи 91 ТК РФ).

Обращаем внимание.В отношении дистанционного работника, самостоятельно определяющего режим рабочего времени и времени отдыха, не возникает необходимости повышенной оплаты труда за работу в ночное и сверхурочное время, в выходные и нерабочие праздничные дни. Если же в трудовом договоре установлен режим работы, переработка должна быть оплачена в установленных ТК РФ повышенных размерах.

С вопросом учета рабочего времени дистанционного работника тесно связаны вопросы организации и периодичности рабочих контактов работника с работодателем, в том числе с целью контроля работодателя за работником.

При удаленном рабочем месте сотрудника у работодателя мало возможностей проконтролировать, как работник выполняет свою трудовую функцию. Поэтому в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем (видеоконференции, переговоры по Skype), отвечать на полученные электронные письма или вносить записи в специальные программы и другие.

Также важно прописать, как часто и в каком формате он должен предоставлять отчетность о проделанной работе, например: «Работник ежемесячно не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представляет Работодателю отчет о проделанной за прошедший месяц работе в форме электронного документа»
или (при необходимости более частой периодичности):«Работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме на адрес электронной почты __________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 19:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 18:00 пятницы недели, за которую представляется отчет».

Обращаем внимание.Способы и периодичность коммуникации, выхода на связь (в том числе по вопросам отчетности о проделанной работе) работника-дистанционщика и работодателя следует обязательно закрепить в трудовом договоре. Если дистанционный работник и работодатель взаимодействуют путем обмена электронными документами, то ими используются исключительно усиленные квалифицированные электронные подписи.

Форму отчета работодатель может разработать сам в зависимости от трудовой функции работника.

Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами, оборудованием и техническими средствами - при удаленной работе организация не обязана обеспечивать сотрудника всеми материально-техническими средствами, однако может это сделать (часть 1 статьи 312.3 ТК РФ). Более того, в условиях вынужденного ухода на дистанционный труд в период пандемии обеспеченность работника необходимыми ресурсами для выполнения работы в новых условиях –это забота работодателя. Минтруд России подчеркивает, что прежде чем издавать приказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу, важно убедиться, что у них есть ресурсы для выполнения этой работы или работодатель может предоставить им необходимую технику, материалы.

Обращаем внимание.Если работодатель предоставляет работнику оборудование, программное обеспечение и т.п., то порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами также необходимо отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору, например: «Работодатель обязуется предоставить Работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

- ноутбук _________ (марка, модель);

- _________ (иное оборудование).

Работодатель обязуется предоставить Работнику следующее программное обеспечение:

- __________________________ .

Предоставить Работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, Работодатель обязуется не позднее _______________ путем ___________ (личной передачи Работнику в офисе, доставки по месту жительства Работника)».

Если работодатель не предоставляет дистанционному работнику оборудование и программно-технические средства, но характер работы предполагает необходимость использования такого оборудования и средств, то работодатель будет обязан компенсировать работнику использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей, а кроме того, возместить другие, связанные с выполнением дистанционной работы, расходы. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и Интернет.

Порядок возмещения расходов и предоставления компенсации также необходимо указать вдополнительном соглашении к трудовому договору, например: «Работник самостоятельно обеспечивает себя необходимым для осуществления трудовых функций оборудованием и программно-техническими средствами.Работодатель ежемесячно не позднее ________ числа возмещает Работнику расходы, произведенные им на оплату услуг доступа в сеть "Интернет", на мобильную телефонную связь, на почтовые услуги, на основании представленных Работником подтверждающих документов, а также осуществляет ежемесячную компенсацию за использование личного имущества Работника для выполнения работы в срок до __ числа, в размере ____________».

 

Оплата работы в удаленном режиме.

На период дистанционной работы из-за коронавируса размер заработной платы не должен меняться в одностороннем порядке, в связи с изменением места работы. Специалисты Роструда ("Онлайнинспекция.рф") подчеркивают, что заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, должна остаться без изменений. При определении права на реализацию гарантий, предусмотренных трудовым законодательством, вид работы (в данной ситуации - дистанционный) значения не имеет. Это регламентировано статьей 312.1 ТК РФ.

Уменьшить размер заработной платы можно только в том случае, если одновременно с введением дистанционного характера работы сотруднику будет установлено неполное рабочее время, то есть, если сотрудник будет работать меньше нормы.В этом случае выплата заработной платы производится пропорционально отработанному работником времени.

 

Порядок прекращения работы в удаленном режиме.

В условиях распространения коронавирусной инфекции COVID-19 и введения дополнительных профилактических и санитарных норм и правил вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу встал перед работодателями именно в качестве меры борьбы с распространением инфекции. То есть временно, на период пандемии коронавируса.

Обращаем внимание.Для того чтобы не возникло проблем в будущем, уже сейчас, подписывая дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционном труде, следует указать причины, по которым в него вносятся изменения, момент, с которого сотрудник переводится на дистанционную работу, и момент, до наступления которого такой режим устанавливается (а он непосредственно связан с причинами дистанционного труда - неблагополучной эпидемиологической обстановкой).

В дополнительных соглашениях к трудовому договору о дистанционной работе рекомендуем указать, что работа признается дистанционной на определенный период: до конкретной даты/на определенный срок, а если ситуация не изменится - дополнительное соглашение заключить еще раз с другими датами. Например: «работник переводится на дистанционную работу на два месяца, по истечении этого периода, если стороны в письменной форме не договорятся о продлении срока действия соглашения о дистанционной работе работника, он обязан вернуться на свое стационарное рабочее место, а дополнительное соглашение прекращает свое действие (в дальнейшем трудовой договор подлежит исполнению без учета положений дополнительного соглашения)».

Если этого не сделать (не обозначить временные границы "дистанционности"), то для того, чтобы потом вернуть дистанционного сотрудника, придется либо получать его согласие, либо искать основания, обосновывающие, почему удаленная работа больше невозможна.Если таких оснований не предоставить, отказаться от предоставления работнику удаленной работы и в дальнейшем (после пандемии) может оказаться затруднительно даже в суде.

 

Особенности охраны труда дистанционных работников.

Если работодатель обеспечивает работников (рекомендует им) необходимыми для исполнения ими своих трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, а также средствами защиты информации, то он же обязан ознакомить работников с требованиями охраны труда при работе с такими предоставленными/рекомендованными оборудованием и средствами (часть 2 статьи 312.3 ТК РФ).

Порядок ознакомления дистанционных сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы, действующим законодательствомне определен. Однако его не стоит отождествлять с обязанностью проведения в отношении дистанционных работников инструктажей по охране труда (вводных, первичных и повторных): проведение инструктажа по охране труда является самостоятельной обязанностью работодателя, которая установлена абзацем восьмым части 2 статьи 212 ТК РФ и в статье 312.3 ТК РФ не перечислена, в связи с чем на дистанционных работников не распространяется, как не распространяется обязанность по обучению безопасным методам труда (постановление Верховного суда Республики Башкортостан от 23.05.2016  № 4А-565/2016).

Соответственно, работодатель вправе самостоятельно определить такой порядок ознакомления, а также документ, в котором будет фиксироваться такое ознакомление. Учитывая специфику дистанционной работы, проводить ознакомление можно путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (часть 5 статьи 312.1 ТК РФ).

Например, в форме электронного документа может быть оформлен специальный журнал учета ознакомления дистанционных сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы, в котором работник проставляет электронную подпись.

Несчастные случаи с дистанционными работниками расследуют в обычном порядке.ТК РФ не предусматривает каких-либо исключений для данной категории работников. Вместе с тем, процедура будет иметь некоторые особенности и сложности.

Если с работником произошел несчастный случай, он должен немедленно известить об этом работодателя (статья 214 ТК РФ). Если работник своевременно не сообщил о несчастном случае или трудоспособность наступила не сразу, то работодатель будет проводить расследование по заявлению пострадавшего (доверенного лица) в срок до одного месяца с момента поступления соответствующего заявления (часть 2 статьи 229.1 ТК РФ).

В силу части 1 статьи 227 ТК РФ расследованию и учету подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

При этом в силу части 3 ст.227 ТК РФ несчастным случаем является событие, в результате которого пострадавший получил повреждение здоровья, обусловленное воздействием внешних факторов, повлекшее за собой необходимость перевода пострадавших на другую работу, временную или стойкую утрату ими трудоспособности либо смерть пострадавшего, и при условии, что это событие произошло в течение рабочего времени на территории работодателя либо в иномместе выполнения работы.

Согласно части 1 статьи 229 ТК РФ для расследования несчастного случая работодатель (его представитель) незамедлительно образует комиссию в составе не менее трех человек.

Статьей 229.2 ТК РФ предусмотрено, что при расследовании каждого несчастного случая комиссия выявляет и опрашивает очевидцев происшествия, лиц, допустивших нарушения требований охраны труда, получает необходимую информацию от работодателя (его представителя) и по возможности объяснения от пострадавшего. Именно комиссии, проводившей расследование, предоставлено право квалификации несчастного случая как несчастного случая на производстве или как несчастного случая, не связанного с производством.

Несчастный случай на производстве является страховым случаем, если он произошел с застрахованным или иным лицом, подлежащим обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (часть 7 статьи 229.2 ТК РФ).

Для квалификации несчастного случая на производстве как страхового имеет значение лишь то, что событие, в результате которого застрахованный получил повреждение здоровья, произошло в рабочее время и в связи с выполнением застрахованным действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах. Установление иных обстоятельств для признания такого случая страховым законодательством Российской Федерации не предусмотрено (постановление Президиума Высшего Арбитражного суда Российской Федерации от 28.12.2010 № 11775/10 по делу № А40-101647/09-119-757).

Таким образом, для признания происшествия связанным с производством страховым несчастным случаем необходимо, чтобы повреждение здоровья было получено в рабочее время и в связи с выполнением застрахованным лицом действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах (при наступлении определенных последствий). Никакие другие обстоятельства (например, тот факт, что работа выполнялась не на территории работодателя, а из дома) не имеют значения.

Необходимо отметить, согласно части 1 статьи 312.4  ТК РФ режим труда и отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению, если иное прямо не предусмотрено трудовым договором. Поэтому лучше эти моменты продумать заранее: по соглашению сторон договориться о рабочем графике или прописать выходные дни, которые можно будет сразу исключить из расследования.

Обращаем внимание. Во избежание трудностей при расследовании возможных несчастных случаев, необходимо внимательно составлять трудовой договор о дистанционной работе, особенно в части положений о рабочем графике.

В любом случае перед работодателем будет стоять основная задача выяснить, действительно ли полученные травма или повреждение произошли именно при исполнении работником своих служебных обязанностей или работы по поручению работодателя, выполнял ли он в этот момент задание работодателя, а не во время, например, отдыха, иного времяпрепровождения.

Для этого необходимо достоверно подтвердить факт исполнения работником трудовых обязанностей или совершения действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем, в момент несчастного случая.

В ситуации с дистанционными работниками достоверное представление о несчастном случае можно составить только на месте происшествия. Этим занимается комиссия, формируемая работодателем. Она может опросить членов семьи, соседей, восстановить по показаниям очевидцев обстановку на месте происшествия, установить точное время происшествия, осмотреть место происшествия, побеседовать с врачом скорой помощи, выезжавшим по вызову на место происшествия и т.д. Поэтому комиссии придется отправиться в командировку к месту работы дистанционного сотрудника.

Обращаем внимание. Несмотря на то, что рабочее место дистанционного работника находится вне непосредственного и постоянного контроля работодателя, происшествие с дистанционным работником расследовать тоже придется, как и при «обычной» работе.

После установления истинных обстоятельств происшествия (были ли действия (бездействие) пострадавшего в момент несчастного случая обусловлены трудовыми отношениями с работодателем) комиссия принимает решение о квалификации несчастного случая и соответствующем его оформлении.

Обновлено 2 ноября 2020 Версия для печати

Примите участие в опросе

Ваше мнение важно для нас!

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: В коррекционной карте инвалида написано: в обучении не нуждается, можно ли пройти обучение по направлению органов службы занятости?

Посмотреть ответ

Опрос граждан

Анкета выборочного опроса граждан предпенсионного и пенсионного возраста с целью повышения эффективности их занятости